Ten serwis wykorzystuje pliki Cookie - więcej informacji X

opracowanie

Mały katechizm Archiwisty z Działu Opracowania w pytaniach i odpowiedziach

Czym zajmujemy się w oddziałach opracowania?
W oddziałach opracowania zajmujemy się obecnie badaniem i inwentaryzowaniem akt wchodzących w skład zasobu Archiwum Państwowego w Opolu.

Czym jest zasób?
Zasób naszego archiwum stanowią wszystkie materiały archiwalne zgromadzone i przechowywane w Archiwum Państwowym w Opolu. Umownie jest on podzielony na akta wytworzone do czasu zakończenia działań wojennych w 1945 r. i po ich zakończeniu.

Czym są materiały archiwalne?
Są to dokumenty, niezależnie od ich formy, wytworzone przez instytucje państwowe, samorządowe, organizacje społeczne i osoby prywatne kwalifikujące się do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum.

Kto zajmuje się opracowaniem?
Osoby zajmujące się opracowaniem są specjalistami posiadającymi wiedzę z zakresu historii, archiwistyki, dyplomatyki i nauk pokrewnych. W zależności od okresu wytworzenia akt i kancelarii, powinny także znać odpowiednie języki obce. W przypadku zasobu naszego archiwum są to język niemiecki, język łaciński oraz język czeski.
 

 

Dlaczego opracowujemy?
Opracowanie materiałów archiwalnych stanowi, wraz z gromadzeniem, zabezpieczaniem i udostępnianiem, jeden z ustawowych obowiązków archiwów państwowych. Zapewnienie prawidłowej ewidencji i opracowanie akt jest niezbędne do ich późniejszego udostępnienia.

Skąd biorą się akta bez ewidencji?
Obecnie instytucje przekazujące akta mają obowiązek zapewnienia im ewidencji. Od tej zasady przez lata, w szczególnych przypadkach odstępowano. Aby ratować akta zagrożone zniszczeniem, przejmowano materiały w stanie nieuporządkowanym, bez jakichkolwiek spisów. Sporządzenie właściwej ewidencji wymaga opisu na poziomie jednostki archiwalnej.

Czym jest jednostka archiwalna?
Jednostka archiwalna to „uporządkowana grupa dokumentów połączonych razem, czy to dla bieżącego wykorzystania, czy też w trakcie archiwalnego porządkowania, gdy odnosi się do tego samego zagadnienia, tematyki lub sprawy” [ cyt z: ISAD G (Międzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego)]

Na czym polega opis jednostki archiwalnej?
Opis jednostki archiwalnej polega na nadaniu jej właściwego tytułu, dat wytworzenia pism wchodzących w jej skład, sygnatury i opisu technicznego jednostki. Opis na poziomie jednostki dokonywany jest za pomocą archiwalnej bazy danych.

Czym jest sygnatura jednostki?
Sygnatura jednostki jest unikalnym znakiem, składającym się z numeru archiwum, numeru zespołu i numeru jednostki w obrębie zespołu.

Czy w tytule jednostki znajdę informacje o interesujących mnie osobach?
Tytuł jednostki oddaje, w sposób ogólny, jej zawartość. Zwykle nie zawiera informacji szczegółowych. Pomocą w uzyskaniu tego typu informacji mogą być indeksy osobowe, sporządzane dla poszczególnych jednostek archiwalnych. W naszym archiwum prowadzi się obecnie prace nad indeksowaniem akt, tworzących poszczególne zespoły.
 

 

Czym jest zespół archiwalny i na czym polega przygotowanie inwentarza zespołu?
Zespół archiwalny stanowi „całość dokumentów niezależnie od formy czy nośnika, organicznie wytworzona i/lub gromadzona oraz wykorzystywana przez osobę fizyczną, rodzinę (ród) lub ciało zbiorowe w trakcie działania jako twórcy” [ISAD G]. Opracowanie polega na zinwentaryzowaniu akt wchodzących w skład zespołu, nadaniu im właściwego układu za pomocą serii i podserii oraz przygotowaniu wstępu do inwentarza, który zawiera podstawowe informacje o dziejach zespołu i jego twórcy.

Dlaczego nie wszystkie akta są dostępne w sieci Internet?
Udostępnienie kopii cyfrowych akt wymaga ich wcześniejszej digitalizacji w oparciu o odpowiednie standardy. Jest to proces bardzo czasochłonny i wymagający specjalistycznego sprzętu. Nie wszystkie materiały możemy udostępnić ze względu na ich stan fizyczny lub obowiązujące w Polsce przepisy prawne, chroniące interesy obywateli.

Do góry Menu Strony